【電子帳簿保存法.1】私たちが対応すべきことは?

最近よく耳にする「電子帳簿保存法」って何?私たちに関係あるの?と、疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。これは企業の規模や、法人・個人事業主にかかわらず、すべての事業主が対象になりますので、私たちも対応しなければなりません。

ただ、調べてみても企業向けの説明が多く、結局どうすればいいのか、よくわかりませんよね。そこでこの記事では、私たちが対応すべきことに絞って、簡単に説明したいと思います。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、各税法で保存が義務付けられている帳簿・書類を電子データで保存するためのルール等を定めた法律です。法律自体は1998年から施行され、何度も改正されてきました。

2022年1月からの改正で、電子取引に関するデータ保存の義務化が盛り込まれましたが、2023年12月末までは従来どおりプリントアウトして保存しておくことが認められていました。その猶予期間が終了し、2024年1月1日より、電子取引について電子保存が義務化されたのが、今回の改正です。

電子取引とは、取引上発生する請求書や注文書、契約書、領収書、見積書などを電子データでやり取りすることを言います。通信手段を問わず、電子的な取引であれば全て「電子取引」とされます。

電子帳簿保存法の区分

電子帳簿保存法は、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つに区分されます。

1.電子帳簿等保存

ほとんどの方が、確定申告用に会計ソフトを利用していると思います。会計ソフトなどで電子的に作成した伝票や帳簿については、従来通り紙に印刷して保存するか、電子帳簿保存法の規定するデータ保存を行うか、任意に選択できます。

2.スキャナ保存

紙で受け取った領収書などの書類についても、従来通り紙のまま保存するか、スキャナでデータにして保存するか、任意に選択できます。

3.電子取引

電子取引では、電子保存が義務化されました。例えば、ネットショップで経費となる商品を購入した場合、クレジット明細や支払い完了メールなどを印刷して保存していた方が多いと思います。これを、印刷せずにデータのまま保存することが必須です。

電子帳簿保存法で、私たちが対応すべきことは?

電子帳簿等保存法の要件は様々ありますが、免税業者であるカラーアナリストやイメコンの場合は、以下の2つの対応で良いと思います。

  1. オンラインショップで、経費となる商品の購入をした場合、領収書代わりになるデータを、そのまま保存する。(紙保存は廃止)※データは検索しやすいようにファイル名を統一しておくのが望ましい。
  2. 改ざん防止措置として、事務処理規程を作って保存しておく。

    ※事務処理規程=後半で紹介します

ただし、イベントでパーソナルカラー診断や骨格診断を請け負うなど、企業と取引している方は、メールなどで領収書、請求書、見積書、注文書、納品書などの電子データをやり取りした場合は、紙に印刷せずに電子データのまま保存する必要があります。

電子帳簿保存法について、もっと詳しい情報が知りたいという方は、以下をご覧ください。
※freee会計サイトへ移動します。

電子帳簿保存法とは?対象書類や保存要件・改正内容についてわかりやすく解説

注文完了メールをPDFデータとして保存する方法

オンラインショップで商品を購入した場合に、完了メールをPDFデータに変換して領収書代わりにする方法を紹介します。画面キャプチャーでもOKですが、画像の解像度によって、内容が読み取りづらい場合があるので、PDFデータがベストです。

PCの場合

Gmail、ヤフーメール、Outlook、Macmailなど、パソコンで受信した場合は、メールを開きメニューから印刷を選択すると、PDFに保存する設定を選んでダウンロードすることができます。

例:Gmail

Gmailをpdf保存

スマホの場合

例:iphone mail

※Androidの場合も、印刷ボタンでPDFを保存することができますが、メールアプリや機種によって異なりますので、それぞれご確認ください。

なお、Amazonをはじめ大手のECサイトでは、クレジットカード決済の場合、購入履歴から明細や領収書をダウンロードできるようになっていますので、こちらを利用する方法もあります。

電子帳簿保存法におけるデータの管理の仕方

データのファイル名

電子帳簿保存法では、データに取引年月日・取引金額・取引先の3つの要件を満たす検索機能を確保することが義務付けられていますが、この検索機能については、2期前の売上高が5,000万円以下の事業者は対応不要という緩和要件があります。ですので、検索機能の確保は義務ではないという方が多いと思います。

検索機能の確保は義務ではありませんが、ファイル名がバラバラだと自分でも管理しづらいので、オンラインショップで購入した都度、統一したファイル名を付けておくとベストです。
例えば 「20231225_Amazon_3,960.pdf」 または「20231225__3,960円_Amazon.pdf」など。こうしておけば、日付や金額などで検索することができますよね。

ただ経費となる商品の購入が多い方は、この作業はとても大変です。まずは領収書データをフォルダにまとめて整理・保存しておきましょう。税務調査の際にすぐにダウンロードに応じられれば良いとのことです

しかし将来的には、電子帳簿等保存やスキャナ保存においても、義務化される可能性もあると言われています。現在の法律では、紙とデータが混在することになるので、二重記帳など間違いが起こりやすいというデメリットもあります。
今のうちから、なるべくデータ保存する習慣をつけておいたほうが良いかもしれませんね。

データの保管場所

データの保存先はパソコンや外部のハードディスク、DVDなどのメディアの他、GoogleDriveへの保存が安心です。Googleアカウントがあれば誰でも利用できますし、クラッシュして消失することもありません。
データは紙と同様、7年間の保存が必要です。もしも、税務調査の際にデータがなければ、経費として認められないので、注意しましょう。

また、クラウド会計を利用している方なら、クラウドにデータを保存できる機能が付属しています。たとえば、freee会計では、PDFデータをアップロードして保管できたり、さらにスマホアプリで紙の領収書やレシートを撮影する機能があり、撮影したらそのままアップロードすることもできて、大変便利です。

まだクラウド会計を利用していないという方は、電子帳簿保存法を機会に利用してみてはいかがでしょう。
+Colorsでもクラウド会計freeeを利用していますが、とてもわかりやすくサポートが手厚く、オススメです。

こちらの記事でわかりやすく紹介しています。
【クラウド会計】面倒な経理や申告をカンタンに!

または、こちらに簡単にfreee会計の内容が紹介されています。
freee会計【freee会計】

データの改ざん防止措置

電子取引データを保存する際に、改ざん防止策をとる必要がありますが、いくつかの措置があります。
一番カンタンなのが、「事務処理規程」を作って保存しておくこと。他の方法は、手間や費用がかかりすぎるため説明は省略します。

事務処理規程は、国税庁がサンプルを出しています。Wordがダウンロードできますので、必要事項を記載し、データと一緒に保存しておきましょう。

国税庁 参考資料(各種規程等のサンプル)

ここまでは、個人事業主で免税業者であるカラーアナリストやイメコンの場合を想定して、説明してきましたが、個人事業主でも課税事業者(適格請求書発行事業者)の方もいます。
その場合、インボイス制度において、領収書などの証明書類に必要な記載項目が異なります。次の記事で解説しますので、ご欄ください。

【電子帳簿保存法.2】インボイス制度との関係は?

記事執筆:株式会社プラスカラーズ / WEBデザイン・マーケティング担当 : 高木